Häufigste Herausforderungen in der zwischenmenschlichen Kommunikation

Herausforderungen in der zwischenmenschlichen Kommunikation

Zusammen mit einer Kollegin von Sharing Tribe habe ich eine Umfrage gestartet, in der wir wissen wollten: Was sind eigentlich aktuell die häufigsten Hindernisse in der Kommunikation? – Die Ergebnisse überraschen nicht und sie zeigen auf, dass Remote-Kommunikation die alltäglichen Hürden noch verstärkt.

Die meisten Herausforderungen in der Kommunikation haben momentan damit zu tun, dass wir alle im Homeoffice sitzen und nur remote mit anderen interagieren. Die Kommunikation online wird als sehr grosse Schwierigkeit angesehen. Allerdings: Bei genauem Hinsehen fällt auf, dass es online einfach noch schwieriger wird. Mein Verdacht ist, dass die genannten Problem schon vorher da waren. Durch die Online-Situation manifestieren sie sich jetzt einfach stärker in täglichen Arbeitsprozessen, d.h. sie treten jetzt deutlicher zu Tage.

Grob gesagt lassen sich die Schwierigkeiten in drei Gruppen einteilen: Sie betreffen „Zeit und Raum“, „persönliche Beziehungen / emotionale Angelegenheiten“ und „Missverständnisse“.

Zeit und Raum

Wenn wir vor Ort an Sitzungen teilnehmen, brauchen wir zwischen zwei Sitzungen mindestens die Zeit, von einem Sitzungszimmer ins nächste zu kommen. Optimalerweise können wir dazwischen mal kurz die Toilette benutzen oder uns in der Cafeteria einen Kaffee holen. Getoppt wird diese Variante, wenn wir sogar noch Zeit für einen informellen Schwatz bei der Kaffeemaschine haben. In Gesprächen mit Workshopteilnehmerinnen habe ich erfahren, dass das mit Online-Meetings etwas anders ist: Meeting grenzt oft direkt an Meeting, Pausen gibt es nicht – die Termine werden einem direkt angrenzend in die Agenda gepflanzt.

Schwierig ist in Bezug auf den Raum ausserdem, dass oft nicht geregelt ist, in welchem Kanal ein Meeting stattfinden kann. Das führt zu Chaos, weil viele Kanäle durcheinander genutzt werden. Hier bin ich persönlich offener, mindestens was den Austausch angeht – gut beraten ist man sicherlich, wenn die Dokumente zentral auf einer Ablage abgelegt werden. Wichtig ist es, den Link und die Einwahldaten für die Videokonferenz nicht zu vergessen und am besten gleich mit der detaillierten Einladung mizusenden.

Persönliche Beziehungen und emotionale Angelegenheiten

In den Meetings selber ist auch keine Zeit für die Beziehungspflege. Ein Check-In (z.B. mit der kleinen, ernst gemeinten Frage: „Wie geht es dir heute?“) oder eine gemeinsame virtuelle Kaffeepause wird oft als Zeitverschwendung angesehen, denn dabei sei man ja nicht produktiv. Manche Mitarbeitende machen zwar mit, zeigen aber kein Commitment, d.h. sie organisieren und initiieren nicht selber, dass sozialer Austausch stattfindet. Und so sind es dann immer dieselben, die „ineffiziente Events“ organisieren.

Ich bin fest davon überzeugt, dass wir effizienter sind, wenn die Zusammenarbeit mit anderen auch auf der emotionalen Ebene klappt (und ich betone hier gerne noch einmal, dass das nicht bedeutet, dass wir andere mögen müssen!). Vor allem sind wir aber effektiver, weil wir im informellen Austausch merken, was wirklich wichtig ist. Hierzu gibt es übrigens auch das Konzept der osmotischen Kommunikation von Alistair Cockburn: Wenn wir im selben Raum arbeiten, nehmen aus der ständig rieselnden Kommunikation viel mehr und vor allem auch das Wichtige wahr.

Missverständnisse

Die meisten Missverständnisse werden gar nie aufgedeckt, d.h. wir merken meist nicht, dass wir von anderen falsch verstanden wurden oder dass uns andere nicht richtig verstanden haben. Wenn wir remote miteinander arbeiten, verringert sich die Chance noch einmal drastisch, weil wir nur eine reduzierte Menge an Feedback (z.B. Mimik, Gestik, Stimme) erhalten. Um so wichtiger ist es, schriftliche Informationen und Aufforderungen klar auf den Punkt zu bringen und uns explizit darüber zu vergewissern, dass unsere Botschaft auch angekommen ist. Dabei spielt natürlich auch eine Rolle, dass wir den richtigen Kanal wählen. Ich finde persönlich nichts ärgerlicher, als wenn mir jemand ein SMS schickt mit einem langen Link und der Aufforderung, dass ich mir das unbedingt am grossen Bildschirm anschauen muss…

Neben Missverständnissen auf der Sachebene gibt es auch solche auf der emotionalen Ebene. Dabei handelt es sich dann um Konflikte (wobei ein Konflikt nicht grundsätzlich etwas Negatives sein muss: Er kann uns auch einfach mal hellhörig machen). Ein oft genanntes Phänomen ist hier die Höflichkeit. Wenn Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund (Firmenkultur, Herkunft usw.) aufeinandertreffen, hinterfragen sie meist nicht die Höflichkeitsmuster. Wenn wir jemanden als unhöflich empfinden, sind wir auf der emotionalen Ebene und das lähmt oft unsere Möglichkeit, eine Situation zu reflektieren.

Was hilft?

Wir haben in unserer Umfrage auch danach gefragt, welche Erfahrungen und Instrumente den Teilnehmenden am meisten geholfen haben. Viele haben gesagt, es hilft ihnen, wenn sie sich selber immer wieder reflektieren, vielleicht auch im Team. Folgende Werkzeuge haben sie genannt:

  • Aktives Zuhören (es ist nicht einfach und online ist es für viele noch etwas schwieriger, darum: üben, üben, üben)
  • Gesprächsvorbereitung und -führung (allen Teilnehmenden muss bewusst sein, was das Ziel des Gesprächs ist, jemand moderiert und hält dabei auch die Zeit im Auge und: zu einer Sitzung kommen nur jene, die aktiv etwas zum Inhalt beitragen können – alle anderen können danach das Stichwortprotokoll lesen)
  • Gewaltfreie Kommunikation und Ich-Aussagen (auch das nicht einfach, darum: üben, üben, üben)

Insgesamt ist es für die Zusammenarbeit hilfreich, wenn wir auf Augenhöhe kommunizieren. Doch wie macht man das? Der erste Schritt dazu ist, allen als gleichwertig zu begegnen. Wenn ich vormache, wie das geht, dann besteht eine grosse Wahrscheinlichkeit, dass andere mir dies nachmachen. Und wenn dann alle bereit sind, kann man im Team auch über die Zusammenarbeit reflektieren und darüber, wie Kommunikation stattfinden soll. Anfangs vielleicht auch unter neutraler Anleitung oder mit einem Coaching, später unbedingt alleine.

Kommunikations-Quartett

Kommunikations-Quartett

Ein weiteres Spiel in meiner Reihe von agilen Spielen: Das Kommunikations-Quartett. Es eignet sich besonders, Kommunikations-Instrumente im agilen Kontext zu reflektieren. Dazu lässt es sich beispielsweise in Retrospektiven einsetzen

Wie beim herkömmlichen Quartett geht es auch hier darum, möglichst viele Vierer-Gruppen von Karten abzulegen. Die Gruppen stellen dabei Kommunikationssituation aus dem agilen Kontext dar und die einzelnen Karten beinhalten Kommunikationsinstrumente, die in diesen Situationen besonders gut eingesetzt werden können.

Gespielt wird mit vier Personen (notfalls auch mit drei oder mit fünf). Die Karten werden gemischt und gleichmässig verteilt (bei drei und fünf Personen erhalten nicht alle Mitspielenden genau gleich viele Karten).

Als erstes prüfen die Teilnehmenden nun, ob sie bereits über ein vollständiges Quartett verfügen (vier Karten mit dem gleichen Symbol oben rechts). Sie legen diese Karten raus und beschreiben kurz, was ihnen gemeinsam ist und wie die Instrumente funktionieren. Gemeinsam tauscht sich die Gruppe darüber aus, welche Instrumente sie regelmässig selber anwendet und wie zufrieden sie damit ist.

Dann startet das eigentliche Spiel: Jemand beginnt und nimmt sich aus den verdeckten Karten einer anderen Person eine Karte. Ergibt sich ein Quartett, darf dieses sogleich abgelegt werden (auch hier folgt wiederum die Refelxion zu den Kommunikationsinstrumenten). Dann kommt die nächste Person zum Zug.

Alternativ darf man bei einer Person auch eine bestimmte Karte erfragen (z.B. “Hast du eine Karte aus der Gruppe der Konflikte?”). Verfügt die gefragte Person über eine solche Karte, muss sie diese abgeben. Hat sie keine, darf sie selber weiterfahren. Gewonnen hat, wer als erstes keine Karten mehr hat.

Spielvariante “Finde den Scrum Master”

Das Spielset verfügt über eine zusätzliche, einzelne Karte, die Scrum-Master-Karte. Diese kann ebenfalls unter die Karten gemischt werden.
Gewonnen hat bei dieser Variante, wer am Ende die Scrum-Master-Karte in der Hand hält.

Spielvariante “Stechen”

Ist man nur zu zweit, eignet sich mit denselben Karten eher das “Stechen”. Hier werden die Zahlen oben links auf den Karten wichtig. Es handelt sich dabei um das Kommunikationspotential: Wie stark ist das Kommunikationsinstrument, wenn es um Transparenz, Reflexion, Beeinflussung der Gruppendynamik oder um Konflikte geht? Möglich sind jeweils Werte zwischen 0 und 4.

Die Karten werden gemischt und alle Teilnehmenden erhalten einen gleichgrossen, verdeckten Stapel. Sie schauen sich jeweils die oberste Karte im Stapel an, ohne sie den anderen zu zeigen. Und sie überlegen sich, wo ihr Kommunikationsinstrument wohl eine besondere Stärke hat. Damit fordern sie die anderen heraus: “Mein Instrument ist besonders geeignet, um mit Konflikten umzugehen. Es hat den Wert 3”. Wer die Karte mit dem höchsten Wert hat, darf die andere(n) Karte einsammeln.

Die gewonnenen Karten legt man vor sich ab. Wenn der verdeckte Stapel leer ist, mischt man alle seinen gewonnenen Karten und beginnt von vorne (das passiert nach der ersten Runde meist nicht mehr bei allen gleichzeitig – jeder mischt dann, wenn sein eigener Stapel fertig gespielt ist). Wer am Ende keine Karten mehr hat, hat verloren.

Anleitung als PDF

Kartensatz als PDF zum Ausdrucken auf A4-Papier

Kommunikations-Domino

Dominokarten mit kommunikativen Herausforderungen und Lösungsoptionen

Schon vor einer Weile habe ich in einem englischen Beitrag mein Kommunikations-Domino beschrieben. Hier findet sich nun eine Anleitung auf Deutsch und der Kartensatz zum Download.

Wenn wir spielen, lösen wir uns meist etwas leichter von der formellen Situation und können offener über schwierige Themen reflektieren. Aus diesem Grund habe ich ein Kommunikations-Domino gebastelt. Ziel: sich mit Herausforderungen in der Kommunikation auseinandersetzen, nach möglichen Lösungsstrategien suchen und diese mit anderen diskutieren.

Statt Felder mit einer unterschiedlichen Anzahl von Punkten finden sich auf diesen Domino-Karten kommunikative Herausforderungen (?) und mögliche Lösungen (>). Es gibt dabei keine richtigen und falschen Kombinationen, sondern mehr oder weniger angemessene.

Es geht darum, Lösungsansätze zu reflektieren und zu challengen: Was könnten mögliche Reaktionen sein? Was könnten meine Lösungen bei anderen auslösen? Die Spielerinnen und Spieler sollen sich gegenseitig Beispiele aus ihrem Alltag erzählen und reflektieren, was gut funktionieren kann.

Das Spiel kann auch hilfreich sein, wenn ein eingespieltes Team immer wieder an denselben Punkten steht und die zwischenmenschliche Kommunikation Spannung verursacht. Gemeinsam kann die Gruppe verschiedene Lösungen und ihre Wirkung erforschen.

Anleitung als PDF

Kartensatz als PDF zum Ausdrucken auf A4-Papier (3x drucken und ausschneiden)

Scrum in higher education (Part III): What I’ve learnt from working with Scrum

Scrum in higher education 3

I let my Students at a University of Applied Sciences work with Scrum for one semester. My learning is, that you can apply Scrum in very different contexts, because its simple rules make self-organization feasible and the transparency gives a good bases for communication.
„Scrum in higher education (Part III): What I’ve learnt from working with Scrum“ weiterlesen