In die Beziehungsebene investieren

In einer Befragung hat sich gezeigt, dass viele Menschen einen informellen Austausch zu Beginn von Online-Meetings als Zeitverschwendung betrachten. Das kann verschiedene Gründe haben: Online-Meeting folgt auf Online-Meeting, der Austausch ist nicht wirklich informell und je nachdem handelt es sich nicht mal um einen Austausch. Ich denke, dass sich die Investition von etwas Zeit in die Beziehungsebene durchaus lohnt.

Vier Seiten einer Nachricht

Das Kommunikationsmodelle „Vier Seiten einer Nachricht“ oder das “Kommunikationsquadrat” von Schulz von Thun ist im deutschen Sprachraum recht geläufig. Es besagt, dass jede Nachricht (also beispielsweise eine Äusserung) immer gleichzeitig vier Seiten aufweist: Die Sachebene (worum geht es?), der Appell (was soll der / die andere tun?), die Selbstoffenbarung (was gebe ich von mir preis?) und die Beziehungsebene (wie etabliere ich die Beziehung zwischen mir und der anderen Person?).

Wir sehen daraus, dass Kommunikation nicht nur ein Austausch von Informationen ist, sondern dass sie immer auch an die Beziehungsebene geknüpft ist: Wir setzen uns mit unserer Kommunikation in Beziehung zu anderen. Wir können auf Augenhöhe sein, uns unterordnen, uns über jemanden erheben. Je nach dem, wie andere auf uns und unsere Nachrichten reagieren, ergibt sich eine Dynamik zwischen uns.

Collaboration: mehr als nebeneinander arbeiten

Die Beziehungsebene ist also wichtig in der Kommunikation und wir kommen nicht um sie herum. Noch besser lässt sich dies am Modell von Blake und Mouton erklären. Ursprünglich war dieses Modell gedacht um verschiedene Führungsstile zu unterscheiden. Ich habe es in Kombination mit dem Vier-Seiten-Modell von Schulz von Thun etwas zweckentfremdet und nutze es jetzt, um Collaboration zu veranschaulichen.

Collaboration geht über blosse Zusammenarbeit hinaus: Alle Parteien sind daran interessiert, zusammen etwas Neues zu schaffen. Sie arbeiten nicht nebeneinander oder einander zu, sondern aus ihrer gemeinsamen Anstrengung ergibt sich ein Synergie-Effekt. Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile.

Was braucht es dazu? Erstens einmal können wir mit niemandem zusammenarbeiten (in diesem engeren Sinne), der nicht von sich aus auch ein Interesse daran hat. Zweitens müssen wir alle sowohl die Sache, wie auch die Beziehung als wichtig erachten. Immer wieder erläutere ich hierzu: Es geht nicht darum, die anderen zu mögen, sondern sie zu respektieren. Das heisst: Ich nehme die anderen ernst und akzeptiere sie so, wie sie sind – auf der Sachebene und auf der emotionalen Ebene.

Andere persönlich kennen lernen

Auch wenn ich andere nicht mögen und cool finden muss, so muss ich sie doch etwas näher kennen lernen. Es geht darum, jemanden als Menschen wahrzunehmen. Und was uns als Menschen ausmacht, das sind zu einem guten Teil unsere Gefühle (also die Selbstoffenbarung aus dem Vier-Seiten-Modell). Diese menschliche, emotionale Komponente wahrzunehmen, das geht nur sehr schlecht, wenn wir unseren Austausch auf ein sachliches Minimum reduzieren.

Wenn wir aber – beispielsweise in einem Check-In – auch Dinge über eine Person erfahren, die über das pure Berufs-Ich hinausgehen, dann können wir eine persönliche Beziehung aufbauen. Und dann sage ich hierzu immer und immer wieder: Nein, wir müssen dazu keine Gruppentherapie machen und es geht nicht darum, dass wir uns weinend in den Armen liegen! Es startet damit, dass ich weiss, wie es den anderen im Allgemeinen so geht, dass ich ihre kleinen Alltagssorgen kenne und dass ich weiss, was ihnen Freude macht.

Ich weiss aus Erfahrung: Wenn wir Zeit und Raum schaffen, damit sich Menschen in einem Team persönlich kennen lernen können, dann können diese besser zusammenarbeiten und kreativere Lösungen finden. Und darum glaube ich, dass sich diese Investition in die Beziehungsebene lohnt.

Häufigste Herausforderungen in der zwischenmenschlichen Kommunikation

Herausforderungen in der zwischenmenschlichen Kommunikation

Zusammen mit einer Kollegin von Sharing Tribe habe ich eine Umfrage gestartet, in der wir wissen wollten: Was sind eigentlich aktuell die häufigsten Hindernisse in der Kommunikation? – Die Ergebnisse überraschen nicht und sie zeigen auf, dass Remote-Kommunikation die alltäglichen Hürden noch verstärkt.

Die meisten Herausforderungen in der Kommunikation haben momentan damit zu tun, dass wir alle im Homeoffice sitzen und nur remote mit anderen interagieren. Die Kommunikation online wird als sehr grosse Schwierigkeit angesehen. Allerdings: Bei genauem Hinsehen fällt auf, dass es online einfach noch schwieriger wird. Mein Verdacht ist, dass die genannten Problem schon vorher da waren. Durch die Online-Situation manifestieren sie sich jetzt einfach stärker in täglichen Arbeitsprozessen, d.h. sie treten jetzt deutlicher zu Tage.

Grob gesagt lassen sich die Schwierigkeiten in drei Gruppen einteilen: Sie betreffen „Zeit und Raum“, „persönliche Beziehungen / emotionale Angelegenheiten“ und „Missverständnisse“.

Zeit und Raum

Wenn wir vor Ort an Sitzungen teilnehmen, brauchen wir zwischen zwei Sitzungen mindestens die Zeit, von einem Sitzungszimmer ins nächste zu kommen. Optimalerweise können wir dazwischen mal kurz die Toilette benutzen oder uns in der Cafeteria einen Kaffee holen. Getoppt wird diese Variante, wenn wir sogar noch Zeit für einen informellen Schwatz bei der Kaffeemaschine haben. In Gesprächen mit Workshopteilnehmerinnen habe ich erfahren, dass das mit Online-Meetings etwas anders ist: Meeting grenzt oft direkt an Meeting, Pausen gibt es nicht – die Termine werden einem direkt angrenzend in die Agenda gepflanzt.

Schwierig ist in Bezug auf den Raum ausserdem, dass oft nicht geregelt ist, in welchem Kanal ein Meeting stattfinden kann. Das führt zu Chaos, weil viele Kanäle durcheinander genutzt werden. Hier bin ich persönlich offener, mindestens was den Austausch angeht – gut beraten ist man sicherlich, wenn die Dokumente zentral auf einer Ablage abgelegt werden. Wichtig ist es, den Link und die Einwahldaten für die Videokonferenz nicht zu vergessen und am besten gleich mit der detaillierten Einladung mizusenden.

Persönliche Beziehungen und emotionale Angelegenheiten

In den Meetings selber ist auch keine Zeit für die Beziehungspflege. Ein Check-In (z.B. mit der kleinen, ernst gemeinten Frage: „Wie geht es dir heute?“) oder eine gemeinsame virtuelle Kaffeepause wird oft als Zeitverschwendung angesehen, denn dabei sei man ja nicht produktiv. Manche Mitarbeitende machen zwar mit, zeigen aber kein Commitment, d.h. sie organisieren und initiieren nicht selber, dass sozialer Austausch stattfindet. Und so sind es dann immer dieselben, die „ineffiziente Events“ organisieren.

Ich bin fest davon überzeugt, dass wir effizienter sind, wenn die Zusammenarbeit mit anderen auch auf der emotionalen Ebene klappt (und ich betone hier gerne noch einmal, dass das nicht bedeutet, dass wir andere mögen müssen!). Vor allem sind wir aber effektiver, weil wir im informellen Austausch merken, was wirklich wichtig ist. Hierzu gibt es übrigens auch das Konzept der osmotischen Kommunikation von Alistair Cockburn: Wenn wir im selben Raum arbeiten, nehmen aus der ständig rieselnden Kommunikation viel mehr und vor allem auch das Wichtige wahr.

Missverständnisse

Die meisten Missverständnisse werden gar nie aufgedeckt, d.h. wir merken meist nicht, dass wir von anderen falsch verstanden wurden oder dass uns andere nicht richtig verstanden haben. Wenn wir remote miteinander arbeiten, verringert sich die Chance noch einmal drastisch, weil wir nur eine reduzierte Menge an Feedback (z.B. Mimik, Gestik, Stimme) erhalten. Um so wichtiger ist es, schriftliche Informationen und Aufforderungen klar auf den Punkt zu bringen und uns explizit darüber zu vergewissern, dass unsere Botschaft auch angekommen ist. Dabei spielt natürlich auch eine Rolle, dass wir den richtigen Kanal wählen. Ich finde persönlich nichts ärgerlicher, als wenn mir jemand ein SMS schickt mit einem langen Link und der Aufforderung, dass ich mir das unbedingt am grossen Bildschirm anschauen muss…

Neben Missverständnissen auf der Sachebene gibt es auch solche auf der emotionalen Ebene. Dabei handelt es sich dann um Konflikte (wobei ein Konflikt nicht grundsätzlich etwas Negatives sein muss: Er kann uns auch einfach mal hellhörig machen). Ein oft genanntes Phänomen ist hier die Höflichkeit. Wenn Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund (Firmenkultur, Herkunft usw.) aufeinandertreffen, hinterfragen sie meist nicht die Höflichkeitsmuster. Wenn wir jemanden als unhöflich empfinden, sind wir auf der emotionalen Ebene und das lähmt oft unsere Möglichkeit, eine Situation zu reflektieren.

Was hilft?

Wir haben in unserer Umfrage auch danach gefragt, welche Erfahrungen und Instrumente den Teilnehmenden am meisten geholfen haben. Viele haben gesagt, es hilft ihnen, wenn sie sich selber immer wieder reflektieren, vielleicht auch im Team. Folgende Werkzeuge haben sie genannt:

  • Aktives Zuhören (es ist nicht einfach und online ist es für viele noch etwas schwieriger, darum: üben, üben, üben)
  • Gesprächsvorbereitung und -führung (allen Teilnehmenden muss bewusst sein, was das Ziel des Gesprächs ist, jemand moderiert und hält dabei auch die Zeit im Auge und: zu einer Sitzung kommen nur jene, die aktiv etwas zum Inhalt beitragen können – alle anderen können danach das Stichwortprotokoll lesen)
  • Gewaltfreie Kommunikation und Ich-Aussagen (auch das nicht einfach, darum: üben, üben, üben)

Insgesamt ist es für die Zusammenarbeit hilfreich, wenn wir auf Augenhöhe kommunizieren. Doch wie macht man das? Der erste Schritt dazu ist, allen als gleichwertig zu begegnen. Wenn ich vormache, wie das geht, dann besteht eine grosse Wahrscheinlichkeit, dass andere mir dies nachmachen. Und wenn dann alle bereit sind, kann man im Team auch über die Zusammenarbeit reflektieren und darüber, wie Kommunikation stattfinden soll. Anfangs vielleicht auch unter neutraler Anleitung oder mit einem Coaching, später unbedingt alleine.

Retro 2020 – Forecast 2021

In den letzten Wochen des alten Jahres durfte ich mit einem Kollegen zusammen Retrospektiven mit Lego durchführen bei verschiedenen Teams. Grund genug für mich, selber zurück und vorwärts zu blicken.

Bei den Workshops ging es in zwei Runden darum, zurück zu schauen auf das Jahr 2020: Was ist mir besonders in Erinnerung geblieben? Das meist genannte Stichwort war bestimmt Corona. Aber gleichzeitig durften wir beobachten, dass trotz vielen negativen Gefühlen und Erlebnissen auch positive Erfahrungen immer präsent waren. Viele Menschen haben wieder mehr Natur entdeckt, beim Wandern oder Gärtnern. Sie haben neue Hobbies gefunden beim Backen und Kochen, beim Lesen, beim Spielen. Und sie haben zwischenmenschliche Beziehungen wieder mehr schätzen gelernt.

Meine Beobachtung im weiteren Rahmen ist, dass zwar viele Unternehmen – besonders auch KMUs – im Moment sehr vorsichtig sind mit Investitionen und kreativen Zukunftsfantasien. Aber grundsätzlich haben in diesem Corona-Jahr alle begriffen, wie wichtig Kommunikation ist, auch und gerade mit mehr Selbstorganisation (z.B. im Homeoffice, z.B. in verteilten Teams). Es hat sich wieder einmal sehr deutlich gezeigt, dass die totale Kontrolle eine Illusion ist und dass alle Mitarbeitenden befähigt werden müssen zu entscheiden, Verantwortung zu übernehmen, zu reflektieren und zu kommentieren.

Positiv beeindruckt war ich immer wieder, wie gut wir sind, im Kommunzieren und Adaptieren: Wer hätte vor einem Jahr geglaubt, dass wir so schnell so viel online machen können? Egal ob Unterricht, Networking oder der Austausch über komplexe Themen: Wir haben es geschafft, uns an die neuen Gegebenheiten anzupassen und uns mit online zu arrangieren. Klar: Face-to-face ist immer noch besser, weil wir mehr von der Kommunikation, von der Situation, von unseren Mitmenschen mitbekommen. Aber wenn es sein muss, dann können wir auch anders. Und in Zukunft wird die Herausforderung darin bestehen, unser nun breiteres Repertoir noch gezielter und gewinnbringender einzusetzen. Welche Form der Kommunikation / Interaktion schafft wann und wie am meisten Wert?

Und wie sieht es jetzt mit meiner Retro aus?

Das Wetter 2020 und die Vorhersage für 2021…

Ich hatte im Rückblick auch mehr gute als schlechte Zeiten – es mag zwar sein, dass die Unsicherheit und die Einschränkungen mich und meine Entscheidungen stark beeinflusst haben. Aber mehrheitlich habe ich eine positive Stimmung abgespeichert: Sonnenschein und Wolken, die die Hitze dämpfen und tolle Lichtspiele zu Tage bringen.

Was nehme ich mit ins 2021, was möchte ich weitertreiben, fördern, feiern? Ich habe mir ein paar Projekte zurechtgelegt, die ich für besonders wertvoll erachte:

  • Menschen unterstützen in ihrer Kommunikation, mit Tools, Feedback, Austausch. Dazu gehören insbesondere Themen wie Emotionen am Arbeitsplatz, Reflexion und Selbstreflexion. Wie schaffen wir es eigentlich – als Menschen – uns zu verändern, uns zu verbessern? (Hier gibt es erste Inputs.)
  • Menschen dazu befähigen, Entscheide zu fällen, sich dabei wohl zu fühlen und gerne Verantwortung zu übernehmen. Wie können wir besser entscheiden und wie können wir Entscheidungen von anderen mitgetragen? (Hier gibt es mehr Informationen dazu.)
  • Menschen dabei begleiten, Spass zu haben und zufrieden zu sein bei ihrer Arbeit. Arbeit ist mehr als das halbe Leben. Und wenn wir zufrieden bei der Arbeit sind, leisten wir nicht nur einen nachhaltigen Beitrag an die Welt, wir können diese Zufriedenheit auch mitnehmen nach Hause, in unser Wohnzimmer, in unsere Küche, auf unsere Wanderungen. (Das ist übrigens auch aus der Perspektive des Unternehmens interessant… Hier gibt es mehr Informationen dazu.)

Kommunikation in herausfordernden Situationen

[English below] Es gibt eine ganze Menge Situationen und Konstellationen, die uns in unserer täglichen Kommunikation herausfordern. Insbesondere im beruflichen Kontext tuen sich viele schwer damit: Wir wollen nichts falsch machen und gleichzeitig wollen wir auch unsere Ziele erreichen.

Insbesondere breitet der Umgang mit Emotionen vielen grosse Schwierigkeiten. Das hat auch damit zutun, dass bei uns Gefühle nicht an den Arbeitsplatz gehören. Aber können wir sie denn überhaupt ausschliessen? Wir sind Menschen und Menschen haben Emotionen! Wie also können wir besser mit Emotionen umgehen – mit unseren eigenen und mit denen der anderen? Wie können wir die Menschen wertschätzen?

Wie können wir höflich sein und doch auch mal “Nein” sagen? Was hat Interkulturalität mit Höflichkeit zu tun? Und wie spielt hier unser eigenes Selbstbewusstsein, unser Vertrauen und generelle Unsicherheit hinein?

Hast du Lust, dich mit solchen Fragen auseinanderzusetzen, Tipps und Tricks zu lernen und dich mit anderen darüber auszutauschen?

In English..

Since a lot of people asked, we are doing the workshop now in English, too. It is about challenges in communication and we will focus especially on the matter of emotions. In the workshop we will show you some techniques to deal with emotions in everyday working situations to get to better collaboration with others. Want to join us on March 5th, 12.00 to 13.30? We are glad to offer it again fro free, donations are welcome!

Kommunikations-Quartett

Kommunikations-Quartett

Ein weiteres Spiel in meiner Reihe von agilen Spielen: Das Kommunikations-Quartett. Es eignet sich besonders, Kommunikations-Instrumente im agilen Kontext zu reflektieren. Dazu lässt es sich beispielsweise in Retrospektiven einsetzen

Wie beim herkömmlichen Quartett geht es auch hier darum, möglichst viele Vierer-Gruppen von Karten abzulegen. Die Gruppen stellen dabei Kommunikationssituation aus dem agilen Kontext dar und die einzelnen Karten beinhalten Kommunikationsinstrumente, die in diesen Situationen besonders gut eingesetzt werden können.

Gespielt wird mit vier Personen (notfalls auch mit drei oder mit fünf). Die Karten werden gemischt und gleichmässig verteilt (bei drei und fünf Personen erhalten nicht alle Mitspielenden genau gleich viele Karten).

Als erstes prüfen die Teilnehmenden nun, ob sie bereits über ein vollständiges Quartett verfügen (vier Karten mit dem gleichen Symbol oben rechts). Sie legen diese Karten raus und beschreiben kurz, was ihnen gemeinsam ist und wie die Instrumente funktionieren. Gemeinsam tauscht sich die Gruppe darüber aus, welche Instrumente sie regelmässig selber anwendet und wie zufrieden sie damit ist.

Dann startet das eigentliche Spiel: Jemand beginnt und nimmt sich aus den verdeckten Karten einer anderen Person eine Karte. Ergibt sich ein Quartett, darf dieses sogleich abgelegt werden (auch hier folgt wiederum die Refelxion zu den Kommunikationsinstrumenten). Dann kommt die nächste Person zum Zug.

Alternativ darf man bei einer Person auch eine bestimmte Karte erfragen (z.B. “Hast du eine Karte aus der Gruppe der Konflikte?”). Verfügt die gefragte Person über eine solche Karte, muss sie diese abgeben. Hat sie keine, darf sie selber weiterfahren. Gewonnen hat, wer als erstes keine Karten mehr hat.

Spielvariante “Finde den Scrum Master”

Das Spielset verfügt über eine zusätzliche, einzelne Karte, die Scrum-Master-Karte. Diese kann ebenfalls unter die Karten gemischt werden.
Gewonnen hat bei dieser Variante, wer am Ende die Scrum-Master-Karte in der Hand hält.

Spielvariante “Stechen”

Ist man nur zu zweit, eignet sich mit denselben Karten eher das “Stechen”. Hier werden die Zahlen oben links auf den Karten wichtig. Es handelt sich dabei um das Kommunikationspotential: Wie stark ist das Kommunikationsinstrument, wenn es um Transparenz, Reflexion, Beeinflussung der Gruppendynamik oder um Konflikte geht? Möglich sind jeweils Werte zwischen 0 und 4.

Die Karten werden gemischt und alle Teilnehmenden erhalten einen gleichgrossen, verdeckten Stapel. Sie schauen sich jeweils die oberste Karte im Stapel an, ohne sie den anderen zu zeigen. Und sie überlegen sich, wo ihr Kommunikationsinstrument wohl eine besondere Stärke hat. Damit fordern sie die anderen heraus: “Mein Instrument ist besonders geeignet, um mit Konflikten umzugehen. Es hat den Wert 3”. Wer die Karte mit dem höchsten Wert hat, darf die andere(n) Karte einsammeln.

Die gewonnenen Karten legt man vor sich ab. Wenn der verdeckte Stapel leer ist, mischt man alle seinen gewonnenen Karten und beginnt von vorne (das passiert nach der ersten Runde meist nicht mehr bei allen gleichzeitig – jeder mischt dann, wenn sein eigener Stapel fertig gespielt ist). Wer am Ende keine Karten mehr hat, hat verloren.

Anleitung als PDF

Kartensatz als PDF zum Ausdrucken auf A4-Papier

Kommunikations-Domino

Dominokarten mit kommunikativen Herausforderungen und Lösungsoptionen

Schon vor einer Weile habe ich in einem englischen Beitrag mein Kommunikations-Domino beschrieben. Hier findet sich nun eine Anleitung auf Deutsch und der Kartensatz zum Download.

Wenn wir spielen, lösen wir uns meist etwas leichter von der formellen Situation und können offener über schwierige Themen reflektieren. Aus diesem Grund habe ich ein Kommunikations-Domino gebastelt. Ziel: sich mit Herausforderungen in der Kommunikation auseinandersetzen, nach möglichen Lösungsstrategien suchen und diese mit anderen diskutieren.

Statt Felder mit einer unterschiedlichen Anzahl von Punkten finden sich auf diesen Domino-Karten kommunikative Herausforderungen (?) und mögliche Lösungen (>). Es gibt dabei keine richtigen und falschen Kombinationen, sondern mehr oder weniger angemessene.

Es geht darum, Lösungsansätze zu reflektieren und zu challengen: Was könnten mögliche Reaktionen sein? Was könnten meine Lösungen bei anderen auslösen? Die Spielerinnen und Spieler sollen sich gegenseitig Beispiele aus ihrem Alltag erzählen und reflektieren, was gut funktionieren kann.

Das Spiel kann auch hilfreich sein, wenn ein eingespieltes Team immer wieder an denselben Punkten steht und die zwischenmenschliche Kommunikation Spannung verursacht. Gemeinsam kann die Gruppe verschiedene Lösungen und ihre Wirkung erforschen.

Anleitung als PDF

Kartensatz als PDF zum Ausdrucken auf A4-Papier (3x drucken und ausschneiden)

Kommunikationstrainings – Die haben doch nichts mit dem Berufsalltag zu tun…

[with english summary below] Letzthin hatte ich ein interessantes Gespräch mit jemandem, der mir erzählt hat: „Wir hätten grossen Bedarf daran, unsere Kommunikation weiterzuentwickeln, also daran zu arbeiten, wie wir miteinander umgehen. Aber Kommunikationstrainings? Das bringt doch nichts. Die haben wenig zu tun mit dem, was bei uns im Alltag wirklich abgeht.“
„Kommunikationstrainings – Die haben doch nichts mit dem Berufsalltag zu tun…“ weiterlesen