In die Beziehungsebene investieren

In einer Befragung hat sich gezeigt, dass viele Menschen einen informellen Austausch zu Beginn von Online-Meetings als Zeitverschwendung betrachten. Das kann verschiedene Gründe haben: Online-Meeting folgt auf Online-Meeting, der Austausch ist nicht wirklich informell und je nachdem handelt es sich nicht mal um einen Austausch. Ich denke, dass sich die Investition von etwas Zeit in die Beziehungsebene durchaus lohnt.

Vier Seiten einer Nachricht

Das Kommunikationsmodelle „Vier Seiten einer Nachricht“ oder das “Kommunikationsquadrat” von Schulz von Thun ist im deutschen Sprachraum recht geläufig. Es besagt, dass jede Nachricht (also beispielsweise eine Äusserung) immer gleichzeitig vier Seiten aufweist: Die Sachebene (worum geht es?), der Appell (was soll der / die andere tun?), die Selbstoffenbarung (was gebe ich von mir preis?) und die Beziehungsebene (wie etabliere ich die Beziehung zwischen mir und der anderen Person?).

Wir sehen daraus, dass Kommunikation nicht nur ein Austausch von Informationen ist, sondern dass sie immer auch an die Beziehungsebene geknüpft ist: Wir setzen uns mit unserer Kommunikation in Beziehung zu anderen. Wir können auf Augenhöhe sein, uns unterordnen, uns über jemanden erheben. Je nach dem, wie andere auf uns und unsere Nachrichten reagieren, ergibt sich eine Dynamik zwischen uns.

Collaboration: mehr als nebeneinander arbeiten

Die Beziehungsebene ist also wichtig in der Kommunikation und wir kommen nicht um sie herum. Noch besser lässt sich dies am Modell von Blake und Mouton erklären. Ursprünglich war dieses Modell gedacht um verschiedene Führungsstile zu unterscheiden. Ich habe es in Kombination mit dem Vier-Seiten-Modell von Schulz von Thun etwas zweckentfremdet und nutze es jetzt, um Collaboration zu veranschaulichen.

Collaboration geht über blosse Zusammenarbeit hinaus: Alle Parteien sind daran interessiert, zusammen etwas Neues zu schaffen. Sie arbeiten nicht nebeneinander oder einander zu, sondern aus ihrer gemeinsamen Anstrengung ergibt sich ein Synergie-Effekt. Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile.

Was braucht es dazu? Erstens einmal können wir mit niemandem zusammenarbeiten (in diesem engeren Sinne), der nicht von sich aus auch ein Interesse daran hat. Zweitens müssen wir alle sowohl die Sache, wie auch die Beziehung als wichtig erachten. Immer wieder erläutere ich hierzu: Es geht nicht darum, die anderen zu mögen, sondern sie zu respektieren. Das heisst: Ich nehme die anderen ernst und akzeptiere sie so, wie sie sind – auf der Sachebene und auf der emotionalen Ebene.

Andere persönlich kennen lernen

Auch wenn ich andere nicht mögen und cool finden muss, so muss ich sie doch etwas näher kennen lernen. Es geht darum, jemanden als Menschen wahrzunehmen. Und was uns als Menschen ausmacht, das sind zu einem guten Teil unsere Gefühle (also die Selbstoffenbarung aus dem Vier-Seiten-Modell). Diese menschliche, emotionale Komponente wahrzunehmen, das geht nur sehr schlecht, wenn wir unseren Austausch auf ein sachliches Minimum reduzieren.

Wenn wir aber – beispielsweise in einem Check-In – auch Dinge über eine Person erfahren, die über das pure Berufs-Ich hinausgehen, dann können wir eine persönliche Beziehung aufbauen. Und dann sage ich hierzu immer und immer wieder: Nein, wir müssen dazu keine Gruppentherapie machen und es geht nicht darum, dass wir uns weinend in den Armen liegen! Es startet damit, dass ich weiss, wie es den anderen im Allgemeinen so geht, dass ich ihre kleinen Alltagssorgen kenne und dass ich weiss, was ihnen Freude macht.

Ich weiss aus Erfahrung: Wenn wir Zeit und Raum schaffen, damit sich Menschen in einem Team persönlich kennen lernen können, dann können diese besser zusammenarbeiten und kreativere Lösungen finden. Und darum glaube ich, dass sich diese Investition in die Beziehungsebene lohnt.

Häufigste Herausforderungen in der zwischenmenschlichen Kommunikation

Herausforderungen in der zwischenmenschlichen Kommunikation

Zusammen mit einer Kollegin von Sharing Tribe habe ich eine Umfrage gestartet, in der wir wissen wollten: Was sind eigentlich aktuell die häufigsten Hindernisse in der Kommunikation? – Die Ergebnisse überraschen nicht und sie zeigen auf, dass Remote-Kommunikation die alltäglichen Hürden noch verstärkt.

Die meisten Herausforderungen in der Kommunikation haben momentan damit zu tun, dass wir alle im Homeoffice sitzen und nur remote mit anderen interagieren. Die Kommunikation online wird als sehr grosse Schwierigkeit angesehen. Allerdings: Bei genauem Hinsehen fällt auf, dass es online einfach noch schwieriger wird. Mein Verdacht ist, dass die genannten Problem schon vorher da waren. Durch die Online-Situation manifestieren sie sich jetzt einfach stärker in täglichen Arbeitsprozessen, d.h. sie treten jetzt deutlicher zu Tage.

Grob gesagt lassen sich die Schwierigkeiten in drei Gruppen einteilen: Sie betreffen „Zeit und Raum“, „persönliche Beziehungen / emotionale Angelegenheiten“ und „Missverständnisse“.

Zeit und Raum

Wenn wir vor Ort an Sitzungen teilnehmen, brauchen wir zwischen zwei Sitzungen mindestens die Zeit, von einem Sitzungszimmer ins nächste zu kommen. Optimalerweise können wir dazwischen mal kurz die Toilette benutzen oder uns in der Cafeteria einen Kaffee holen. Getoppt wird diese Variante, wenn wir sogar noch Zeit für einen informellen Schwatz bei der Kaffeemaschine haben. In Gesprächen mit Workshopteilnehmerinnen habe ich erfahren, dass das mit Online-Meetings etwas anders ist: Meeting grenzt oft direkt an Meeting, Pausen gibt es nicht – die Termine werden einem direkt angrenzend in die Agenda gepflanzt.

Schwierig ist in Bezug auf den Raum ausserdem, dass oft nicht geregelt ist, in welchem Kanal ein Meeting stattfinden kann. Das führt zu Chaos, weil viele Kanäle durcheinander genutzt werden. Hier bin ich persönlich offener, mindestens was den Austausch angeht – gut beraten ist man sicherlich, wenn die Dokumente zentral auf einer Ablage abgelegt werden. Wichtig ist es, den Link und die Einwahldaten für die Videokonferenz nicht zu vergessen und am besten gleich mit der detaillierten Einladung mizusenden.

Persönliche Beziehungen und emotionale Angelegenheiten

In den Meetings selber ist auch keine Zeit für die Beziehungspflege. Ein Check-In (z.B. mit der kleinen, ernst gemeinten Frage: „Wie geht es dir heute?“) oder eine gemeinsame virtuelle Kaffeepause wird oft als Zeitverschwendung angesehen, denn dabei sei man ja nicht produktiv. Manche Mitarbeitende machen zwar mit, zeigen aber kein Commitment, d.h. sie organisieren und initiieren nicht selber, dass sozialer Austausch stattfindet. Und so sind es dann immer dieselben, die „ineffiziente Events“ organisieren.

Ich bin fest davon überzeugt, dass wir effizienter sind, wenn die Zusammenarbeit mit anderen auch auf der emotionalen Ebene klappt (und ich betone hier gerne noch einmal, dass das nicht bedeutet, dass wir andere mögen müssen!). Vor allem sind wir aber effektiver, weil wir im informellen Austausch merken, was wirklich wichtig ist. Hierzu gibt es übrigens auch das Konzept der osmotischen Kommunikation von Alistair Cockburn: Wenn wir im selben Raum arbeiten, nehmen aus der ständig rieselnden Kommunikation viel mehr und vor allem auch das Wichtige wahr.

Missverständnisse

Die meisten Missverständnisse werden gar nie aufgedeckt, d.h. wir merken meist nicht, dass wir von anderen falsch verstanden wurden oder dass uns andere nicht richtig verstanden haben. Wenn wir remote miteinander arbeiten, verringert sich die Chance noch einmal drastisch, weil wir nur eine reduzierte Menge an Feedback (z.B. Mimik, Gestik, Stimme) erhalten. Um so wichtiger ist es, schriftliche Informationen und Aufforderungen klar auf den Punkt zu bringen und uns explizit darüber zu vergewissern, dass unsere Botschaft auch angekommen ist. Dabei spielt natürlich auch eine Rolle, dass wir den richtigen Kanal wählen. Ich finde persönlich nichts ärgerlicher, als wenn mir jemand ein SMS schickt mit einem langen Link und der Aufforderung, dass ich mir das unbedingt am grossen Bildschirm anschauen muss…

Neben Missverständnissen auf der Sachebene gibt es auch solche auf der emotionalen Ebene. Dabei handelt es sich dann um Konflikte (wobei ein Konflikt nicht grundsätzlich etwas Negatives sein muss: Er kann uns auch einfach mal hellhörig machen). Ein oft genanntes Phänomen ist hier die Höflichkeit. Wenn Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund (Firmenkultur, Herkunft usw.) aufeinandertreffen, hinterfragen sie meist nicht die Höflichkeitsmuster. Wenn wir jemanden als unhöflich empfinden, sind wir auf der emotionalen Ebene und das lähmt oft unsere Möglichkeit, eine Situation zu reflektieren.

Was hilft?

Wir haben in unserer Umfrage auch danach gefragt, welche Erfahrungen und Instrumente den Teilnehmenden am meisten geholfen haben. Viele haben gesagt, es hilft ihnen, wenn sie sich selber immer wieder reflektieren, vielleicht auch im Team. Folgende Werkzeuge haben sie genannt:

  • Aktives Zuhören (es ist nicht einfach und online ist es für viele noch etwas schwieriger, darum: üben, üben, üben)
  • Gesprächsvorbereitung und -führung (allen Teilnehmenden muss bewusst sein, was das Ziel des Gesprächs ist, jemand moderiert und hält dabei auch die Zeit im Auge und: zu einer Sitzung kommen nur jene, die aktiv etwas zum Inhalt beitragen können – alle anderen können danach das Stichwortprotokoll lesen)
  • Gewaltfreie Kommunikation und Ich-Aussagen (auch das nicht einfach, darum: üben, üben, üben)

Insgesamt ist es für die Zusammenarbeit hilfreich, wenn wir auf Augenhöhe kommunizieren. Doch wie macht man das? Der erste Schritt dazu ist, allen als gleichwertig zu begegnen. Wenn ich vormache, wie das geht, dann besteht eine grosse Wahrscheinlichkeit, dass andere mir dies nachmachen. Und wenn dann alle bereit sind, kann man im Team auch über die Zusammenarbeit reflektieren und darüber, wie Kommunikation stattfinden soll. Anfangs vielleicht auch unter neutraler Anleitung oder mit einem Coaching, später unbedingt alleine.

Kommunikation in herausfordernden Situationen

[English below] Es gibt eine ganze Menge Situationen und Konstellationen, die uns in unserer täglichen Kommunikation herausfordern. Insbesondere im beruflichen Kontext tuen sich viele schwer damit: Wir wollen nichts falsch machen und gleichzeitig wollen wir auch unsere Ziele erreichen.

Insbesondere breitet der Umgang mit Emotionen vielen grosse Schwierigkeiten. Das hat auch damit zutun, dass bei uns Gefühle nicht an den Arbeitsplatz gehören. Aber können wir sie denn überhaupt ausschliessen? Wir sind Menschen und Menschen haben Emotionen! Wie also können wir besser mit Emotionen umgehen – mit unseren eigenen und mit denen der anderen? Wie können wir die Menschen wertschätzen?

Wie können wir höflich sein und doch auch mal “Nein” sagen? Was hat Interkulturalität mit Höflichkeit zu tun? Und wie spielt hier unser eigenes Selbstbewusstsein, unser Vertrauen und generelle Unsicherheit hinein?

Hast du Lust, dich mit solchen Fragen auseinanderzusetzen, Tipps und Tricks zu lernen und dich mit anderen darüber auszutauschen?

In English..

Since a lot of people asked, we are doing the workshop now in English, too. It is about challenges in communication and we will focus especially on the matter of emotions. In the workshop we will show you some techniques to deal with emotions in everyday working situations to get to better collaboration with others. Want to join us on March 5th, 12.00 to 13.30? We are glad to offer it again fro free, donations are welcome!

Agile communication vs Small Talk tactics

eye-level

[mit deutscher Zusammenfassung] Last week I wrote about Small Talk and about being open to mean it, when you ask someone how they are. This aspect isn’t restricted to small talk. It’s about what agile communication is: Openness and honesty, interaction and authenticity. How can you be all that if your interactions are reduced to superficiality?
„Agile communication vs Small Talk tactics“ weiterlesen

Sprichst du noch oder hörst du schon zu?

listening

[with english summary] Ich hatte letzthin einen schiefen Tag, der schon mitten in der Nacht sehr schräg begann. Irgendwann nachmittags haben sich meine Wege mit jenen eines Kollegen gekreuzt. Er fragte, wie es mir gehe und ich habe geantwortet: „Naja, ist nicht gerade so rosig heute.“ Er hat mich völlig verblüfft angeschaut und erwidert, Small Talk-Fragen seien nie ernst gemeint, da sage man immer, dass es einem gut gehe.
„Sprichst du noch oder hörst du schon zu?“ weiterlesen

Kommunikation 3.0

Sketch zum Thema Simple Characters

*Picture above: Mischa Demarmels, “Simple Characters” on Sketching Arena

[with english summary] Was ist agile Kommunikation? Was für Ansprüche stellt ein agiles Umfeld an Kommunikation? Welche Werkzeuge kann Kommunikation 3.0 zur Verfügung stellen? Und welche Haltung setzt eine agile Kommunikation bei den Sprecherinnen und Sprechern voraus? Diesen und ähnlichen Fragen gehe ich in meinem Blog nach.
„Kommunikation 3.0“ weiterlesen