Häufigste Herausforderungen in der zwischenmenschlichen Kommunikation

Herausforderungen in der zwischenmenschlichen Kommunikation

Zusammen mit einer Kollegin von Sharing Tribe habe ich eine Umfrage gestartet, in der wir wissen wollten: Was sind eigentlich aktuell die häufigsten Hindernisse in der Kommunikation? – Die Ergebnisse überraschen nicht und sie zeigen auf, dass Remote-Kommunikation die alltäglichen Hürden noch verstärkt.

Die meisten Herausforderungen in der Kommunikation haben momentan damit zu tun, dass wir alle im Homeoffice sitzen und nur remote mit anderen interagieren. Die Kommunikation online wird als sehr grosse Schwierigkeit angesehen. Allerdings: Bei genauem Hinsehen fällt auf, dass es online einfach noch schwieriger wird. Mein Verdacht ist, dass die genannten Problem schon vorher da waren. Durch die Online-Situation manifestieren sie sich jetzt einfach stärker in täglichen Arbeitsprozessen, d.h. sie treten jetzt deutlicher zu Tage.

Grob gesagt lassen sich die Schwierigkeiten in drei Gruppen einteilen: Sie betreffen „Zeit und Raum“, „persönliche Beziehungen / emotionale Angelegenheiten“ und „Missverständnisse“.

Zeit und Raum

Wenn wir vor Ort an Sitzungen teilnehmen, brauchen wir zwischen zwei Sitzungen mindestens die Zeit, von einem Sitzungszimmer ins nächste zu kommen. Optimalerweise können wir dazwischen mal kurz die Toilette benutzen oder uns in der Cafeteria einen Kaffee holen. Getoppt wird diese Variante, wenn wir sogar noch Zeit für einen informellen Schwatz bei der Kaffeemaschine haben. In Gesprächen mit Workshopteilnehmerinnen habe ich erfahren, dass das mit Online-Meetings etwas anders ist: Meeting grenzt oft direkt an Meeting, Pausen gibt es nicht – die Termine werden einem direkt angrenzend in die Agenda gepflanzt.

Schwierig ist in Bezug auf den Raum ausserdem, dass oft nicht geregelt ist, in welchem Kanal ein Meeting stattfinden kann. Das führt zu Chaos, weil viele Kanäle durcheinander genutzt werden. Hier bin ich persönlich offener, mindestens was den Austausch angeht – gut beraten ist man sicherlich, wenn die Dokumente zentral auf einer Ablage abgelegt werden. Wichtig ist es, den Link und die Einwahldaten für die Videokonferenz nicht zu vergessen und am besten gleich mit der detaillierten Einladung mizusenden.

Persönliche Beziehungen und emotionale Angelegenheiten

In den Meetings selber ist auch keine Zeit für die Beziehungspflege. Ein Check-In (z.B. mit der kleinen, ernst gemeinten Frage: „Wie geht es dir heute?“) oder eine gemeinsame virtuelle Kaffeepause wird oft als Zeitverschwendung angesehen, denn dabei sei man ja nicht produktiv. Manche Mitarbeitende machen zwar mit, zeigen aber kein Commitment, d.h. sie organisieren und initiieren nicht selber, dass sozialer Austausch stattfindet. Und so sind es dann immer dieselben, die „ineffiziente Events“ organisieren.

Ich bin fest davon überzeugt, dass wir effizienter sind, wenn die Zusammenarbeit mit anderen auch auf der emotionalen Ebene klappt (und ich betone hier gerne noch einmal, dass das nicht bedeutet, dass wir andere mögen müssen!). Vor allem sind wir aber effektiver, weil wir im informellen Austausch merken, was wirklich wichtig ist. Hierzu gibt es übrigens auch das Konzept der osmotischen Kommunikation von Alistair Cockburn: Wenn wir im selben Raum arbeiten, nehmen aus der ständig rieselnden Kommunikation viel mehr und vor allem auch das Wichtige wahr.

Missverständnisse

Die meisten Missverständnisse werden gar nie aufgedeckt, d.h. wir merken meist nicht, dass wir von anderen falsch verstanden wurden oder dass uns andere nicht richtig verstanden haben. Wenn wir remote miteinander arbeiten, verringert sich die Chance noch einmal drastisch, weil wir nur eine reduzierte Menge an Feedback (z.B. Mimik, Gestik, Stimme) erhalten. Um so wichtiger ist es, schriftliche Informationen und Aufforderungen klar auf den Punkt zu bringen und uns explizit darüber zu vergewissern, dass unsere Botschaft auch angekommen ist. Dabei spielt natürlich auch eine Rolle, dass wir den richtigen Kanal wählen. Ich finde persönlich nichts ärgerlicher, als wenn mir jemand ein SMS schickt mit einem langen Link und der Aufforderung, dass ich mir das unbedingt am grossen Bildschirm anschauen muss…

Neben Missverständnissen auf der Sachebene gibt es auch solche auf der emotionalen Ebene. Dabei handelt es sich dann um Konflikte (wobei ein Konflikt nicht grundsätzlich etwas Negatives sein muss: Er kann uns auch einfach mal hellhörig machen). Ein oft genanntes Phänomen ist hier die Höflichkeit. Wenn Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund (Firmenkultur, Herkunft usw.) aufeinandertreffen, hinterfragen sie meist nicht die Höflichkeitsmuster. Wenn wir jemanden als unhöflich empfinden, sind wir auf der emotionalen Ebene und das lähmt oft unsere Möglichkeit, eine Situation zu reflektieren.

Was hilft?

Wir haben in unserer Umfrage auch danach gefragt, welche Erfahrungen und Instrumente den Teilnehmenden am meisten geholfen haben. Viele haben gesagt, es hilft ihnen, wenn sie sich selber immer wieder reflektieren, vielleicht auch im Team. Folgende Werkzeuge haben sie genannt:

  • Aktives Zuhören (es ist nicht einfach und online ist es für viele noch etwas schwieriger, darum: üben, üben, üben)
  • Gesprächsvorbereitung und -führung (allen Teilnehmenden muss bewusst sein, was das Ziel des Gesprächs ist, jemand moderiert und hält dabei auch die Zeit im Auge und: zu einer Sitzung kommen nur jene, die aktiv etwas zum Inhalt beitragen können – alle anderen können danach das Stichwortprotokoll lesen)
  • Gewaltfreie Kommunikation und Ich-Aussagen (auch das nicht einfach, darum: üben, üben, üben)

Insgesamt ist es für die Zusammenarbeit hilfreich, wenn wir auf Augenhöhe kommunizieren. Doch wie macht man das? Der erste Schritt dazu ist, allen als gleichwertig zu begegnen. Wenn ich vormache, wie das geht, dann besteht eine grosse Wahrscheinlichkeit, dass andere mir dies nachmachen. Und wenn dann alle bereit sind, kann man im Team auch über die Zusammenarbeit reflektieren und darüber, wie Kommunikation stattfinden soll. Anfangs vielleicht auch unter neutraler Anleitung oder mit einem Coaching, später unbedingt alleine.

Retro 2020 – Forecast 2021

In den letzten Wochen des alten Jahres durfte ich mit einem Kollegen zusammen Retrospektiven mit Lego durchführen bei verschiedenen Teams. Grund genug für mich, selber zurück und vorwärts zu blicken.

Bei den Workshops ging es in zwei Runden darum, zurück zu schauen auf das Jahr 2020: Was ist mir besonders in Erinnerung geblieben? Das meist genannte Stichwort war bestimmt Corona. Aber gleichzeitig durften wir beobachten, dass trotz vielen negativen Gefühlen und Erlebnissen auch positive Erfahrungen immer präsent waren. Viele Menschen haben wieder mehr Natur entdeckt, beim Wandern oder Gärtnern. Sie haben neue Hobbies gefunden beim Backen und Kochen, beim Lesen, beim Spielen. Und sie haben zwischenmenschliche Beziehungen wieder mehr schätzen gelernt.

Meine Beobachtung im weiteren Rahmen ist, dass zwar viele Unternehmen – besonders auch KMUs – im Moment sehr vorsichtig sind mit Investitionen und kreativen Zukunftsfantasien. Aber grundsätzlich haben in diesem Corona-Jahr alle begriffen, wie wichtig Kommunikation ist, auch und gerade mit mehr Selbstorganisation (z.B. im Homeoffice, z.B. in verteilten Teams). Es hat sich wieder einmal sehr deutlich gezeigt, dass die totale Kontrolle eine Illusion ist und dass alle Mitarbeitenden befähigt werden müssen zu entscheiden, Verantwortung zu übernehmen, zu reflektieren und zu kommentieren.

Positiv beeindruckt war ich immer wieder, wie gut wir sind, im Kommunzieren und Adaptieren: Wer hätte vor einem Jahr geglaubt, dass wir so schnell so viel online machen können? Egal ob Unterricht, Networking oder der Austausch über komplexe Themen: Wir haben es geschafft, uns an die neuen Gegebenheiten anzupassen und uns mit online zu arrangieren. Klar: Face-to-face ist immer noch besser, weil wir mehr von der Kommunikation, von der Situation, von unseren Mitmenschen mitbekommen. Aber wenn es sein muss, dann können wir auch anders. Und in Zukunft wird die Herausforderung darin bestehen, unser nun breiteres Repertoir noch gezielter und gewinnbringender einzusetzen. Welche Form der Kommunikation / Interaktion schafft wann und wie am meisten Wert?

Und wie sieht es jetzt mit meiner Retro aus?

Das Wetter 2020 und die Vorhersage für 2021…

Ich hatte im Rückblick auch mehr gute als schlechte Zeiten – es mag zwar sein, dass die Unsicherheit und die Einschränkungen mich und meine Entscheidungen stark beeinflusst haben. Aber mehrheitlich habe ich eine positive Stimmung abgespeichert: Sonnenschein und Wolken, die die Hitze dämpfen und tolle Lichtspiele zu Tage bringen.

Was nehme ich mit ins 2021, was möchte ich weitertreiben, fördern, feiern? Ich habe mir ein paar Projekte zurechtgelegt, die ich für besonders wertvoll erachte:

  • Menschen unterstützen in ihrer Kommunikation, mit Tools, Feedback, Austausch. Dazu gehören insbesondere Themen wie Emotionen am Arbeitsplatz, Reflexion und Selbstreflexion. Wie schaffen wir es eigentlich – als Menschen – uns zu verändern, uns zu verbessern? (Hier gibt es erste Inputs.)
  • Menschen dazu befähigen, Entscheide zu fällen, sich dabei wohl zu fühlen und gerne Verantwortung zu übernehmen. Wie können wir besser entscheiden und wie können wir Entscheidungen von anderen mitgetragen? (Hier gibt es mehr Informationen dazu.)
  • Menschen dabei begleiten, Spass zu haben und zufrieden zu sein bei ihrer Arbeit. Arbeit ist mehr als das halbe Leben. Und wenn wir zufrieden bei der Arbeit sind, leisten wir nicht nur einen nachhaltigen Beitrag an die Welt, wir können diese Zufriedenheit auch mitnehmen nach Hause, in unser Wohnzimmer, in unsere Küche, auf unsere Wanderungen. (Das ist übrigens auch aus der Perspektive des Unternehmens interessant… Hier gibt es mehr Informationen dazu.)

Kommunikation in herausfordernden Situationen

[English below] Es gibt eine ganze Menge Situationen und Konstellationen, die uns in unserer täglichen Kommunikation herausfordern. Insbesondere im beruflichen Kontext tuen sich viele schwer damit: Wir wollen nichts falsch machen und gleichzeitig wollen wir auch unsere Ziele erreichen.

Insbesondere breitet der Umgang mit Emotionen vielen grosse Schwierigkeiten. Das hat auch damit zutun, dass bei uns Gefühle nicht an den Arbeitsplatz gehören. Aber können wir sie denn überhaupt ausschliessen? Wir sind Menschen und Menschen haben Emotionen! Wie also können wir besser mit Emotionen umgehen – mit unseren eigenen und mit denen der anderen? Wie können wir die Menschen wertschätzen?

Wie können wir höflich sein und doch auch mal “Nein” sagen? Was hat Interkulturalität mit Höflichkeit zu tun? Und wie spielt hier unser eigenes Selbstbewusstsein, unser Vertrauen und generelle Unsicherheit hinein?

Hast du Lust, dich mit solchen Fragen auseinanderzusetzen, Tipps und Tricks zu lernen und dich mit anderen darüber auszutauschen?

In English..

Since a lot of people asked, we are doing the workshop now in English, too. It is about challenges in communication and we will focus especially on the matter of emotions. In the workshop we will show you some techniques to deal with emotions in everyday working situations to get to better collaboration with others. Want to join us on March 5th, 12.00 to 13.30? We are glad to offer it again fro free, donations are welcome!

Cross-Functional Teams and Diversity

diversity

Reading about agile, self-organizing teams I often think that diversity isn’t understood to its full potential. The Scrum Guide states that teams have to be cross-functional in order to „have all competencies needed to accomplish the work“ (Schwaber & Sutherland, 2016, p. 5). Most of the time „the work“ is addressed to be software development and testing. Diverse teams can do a lot more than that, as Management 3.0 suggests. But what is diversity?
„Cross-Functional Teams and Diversity“ weiterlesen

Solving problems through language – the ends of communication

tauben

[mit deutscher Zusammenfassung] Many problems in the world are misunderstandings. Many things can be solved through communication. Often, simply by talking about a problem you come to a solution. I am used to address many problems with communication. But this goes only so far. I will present some tips to improve difficult communication situations below anyway.
„Solving problems through language – the ends of communication“ weiterlesen