Solving problems through language – the ends of communication

[mit deutscher Zusammenfassung] Many problems in the world are misunderstandings. Many things can be solved through communication. Often, simply by talking about a problem you come to a solution. I am used to address many problems with communication. But this goes only so far. I will present some tips to improve difficult communication situations below anyway.

But first an other example of a stuck situation: In the last years my balcony became something of a popular venue for pigeons – for what reason so ever. I hung a crow made of plastic and lots of moving stuff like tapes and pinwheels. But it didn’t effect the pigeons at all. This spring they startet even nesting in one of my plant pots where I used to grow tomatoes. I discovered the nest by chance when after a hard working week I stood on the balcony on Saturday. The pigeon sat there in the corner. And it wouldn’t move a bit. I clapped my hands (not to applaud but as a intercultural sign for go away or „gschhhhh“ as I would say in Swiss German). And I started shouting loud. The pigeon starred at me like frozen. Only when I came really close to it it finally flew up. That’s when I detected the two eggs.

My adrenaline rose. I’m a nice person and I respect all beings, even pigeons to a certain level, although I really do not like them. I said to the pigeon mother-to-be who was now in the other corner of the balcony, that she couldn’t have her chicks on my balcony, that I didn’t care to have her here and that the spot was already occupied by my tomatoes. Yes, I talked to the pigeon. And further more, when she left the balcony because I had made her to uncomfortable by my talking I started talking to the eggs. I asked them kindly to leave my space. But they wouldn’t. And it’s not the first time this happens: So many times I talk to bees and bumblebees buzzing lostly in my living room to please leave my house because they will die eventually from dust and starvation in there and because I paid the rent to live there and they didn’t. But they never will listen. No matter how consistent my arguments are (for further examples also read my last post).

Where no argument counts

And here comes the thing now: Communication only works, if you have someone who communicates with you. You need a common language (like pigeon language or human language, or like English oder German). And you need a certain amount of collaboration, someone who’s willing to talk to you on eye-level. Your best arguments are worth nothing if your counterpart isn’t interested in logical argumentation. Communication and especially conflict communication ends where you are missing an honest communication partner.

Sometimes students and leaders ask me about communication in conflicts. They tell my what happened and what everybody said in the situation. Sometimes I can give them valuable tips. But every now and then I have to surrender: If the problem isn’t one of communication but of showing power and rule with force, unfortunately there is nothing you can do with communication.

Fortunately though for me, there are some issues left that actually can be tackled by means of communication. So what I did about the pigeons was that: I phoned the landlord and they sent me a specialist. He talked human language with me and pigeon language with the pigeon-mother-to-was. He told her to leave and he took her eggs away. Now he and my landlord are negotiating (communicatively or not) about the costs for a bird’s net.

What you can do to create valuable communication

If communication isn’t lost completely yet, here are some tips about how you can create a productive communication situation:

  1. Meta level (outside the factual discussion): You can either tell the others from you point of view that you think collaboration is constricted or you can ask the others whether they think collaboration is working well. As soon as there are critical impressions you can start a discussion about why that may be. Perhaps there are some simple misunderstandings and collaboration will improve immediately after having talked about it.
  2. Set common goals: If problems are more complex you can search for common goals in a second step. I suggest you write this common ground down, e.g. on a flip chart and hang it somewhere visible to everyone. So you can refer to it whenever you get stuck again as a team.
  3. Conversational rules: The hole group should agree about some ground rules to organize discussions. Everybody is in charge of insuring that these rules are enforced. Those rules could comprise something like this:
    • There is only one person speaking at a time. This person isn’t to be interrupted.
    • The next speaker first repeats in their own words what the person before has said and then connects their viewpoint or counterargument.
    • Everybody makes sure that factual and emotional contributions are strictly separated. Arguments on the subject must be factual.

To achieve 1 you need to know your own position towards the subject and towards the other people. If you don’t know what really is important to you, you may not get why communication is unsatisfying or even fails completely. Also, 2 won’t be sustainable because (deliberately or not) you always fall back in your old patterns if you don’t know what these patterns are and why you have established them in the past.

As for 3 I experienced it helpful if in tense situations there is an external moderation, i.e. a person that isn’t involved neither in the subject of the discussion nor in people taking part in it. This person can focus solely on the discussion and on moderation. It’s important though that this moderator actually intervenes and enforces the set rules. Also, he or she has to nail speakers down on their factual position. Else, a moderator is of no use. Therefore it really seems a good thing to get someone for moderation from outside the struggling team and its immediate surrounding and that this person has a good grasp of moderation and communication.


 

Zusammenfassung in Deutsch

Kommunikation hat Grenzen. Um zu kommunizieren benötigt man mindestens einen Kommunikationspartner oder eine Kommunikationspartnerin. Dies muss nicht unbedingt ein Mensch sein. Beispielsweise rede ich mit Tieren, die sich in meine Wohnung verirrt haben, Hummeln, Bienen, letzthin auch mit einer Taube, die auf meinem Balkon eingenistet hat. Ich weiss nicht, was für einen Effekt es auf die Tiere hat, aber mich beruhigt es jeweils. Zur eigentlichen Problemlösung trägt es aber nichts bei: Kommunikation kann nur Probleme lösen, welche auf kommunikativer Ebene angegangen werden können. Hierzu braucht es eine gemeinsamen Sprache. Eine weitere Voraussetzung ist es, dass beide Parteien auf Augenhöhe kommunizieren. Spielt einer nur seine Macht aus, wird kommunikativ kein vernünftiges Ergebnis erzielt.

Was kann man tun, um sich eine gute Kommunikationssituation zu schaffen? Hier ein paar Tipps für verfahrene Situationen, in denen aber doch noch alle eine gemeinsame Lösung anstreben wollen:

  1. Meta-Ebene (ausserhalb des eigentlichen Gesprächsinhalts): Ich kann entweder selber ansprechen, dass ich den Eindruck habe, es läuft nicht gut oder ich kann andere fragen, wie es ihrer Meinun nach läuft mit der Zusammenarbeit. Sobald kritische Stimmen auf dem Tisch sind, kann ich nach Gründen für die Probleme fragen. Vielleicht lassen sich hier bereits Missverständnisse aufdecken, welche die ganze Sache aus der Welt räumen.
  2. Gemeinsame Ziele: Danach kann die Gruppe als ganzes nach gemeinsamen Zielen suchen: Was ist der kleinste gemeinsame Nenner? Es lohnt sich unter Umständen, diesen schriftliche festzuhalten und darauf zu verweisen, wenn wieder Probleme auftreten. Also beispielsweise, indem man das gemeinsame Ziel auf einen Flipchart schreibt und gut sichtbar aufhängt.
  3. Gesprächsregeln: Die gesamte Gruppe sollte sich ausserdem auf Gesprächsregeln einigen und muss dafür sorgen, dass diese Regeln auch eingehalten werden. Solche Regeln können zum Beispiel sein:
    • Es spricht nur eine Person auf einmal. Sie darf nicht unterbrochen werden.
    • Wer als nächstes spricht, wiederholt erst in eigenen Worten, was die Person vorher gesagt hat und schliesst danach den eigenen Stanpunkt an oder bringt Gegenargumente.
    • Alle achten darauf, dass die Sachebene von der emotionalen Ebene getrennt ist. Argumente zur Sache sollen nicht emotional sein.

Voraussetzung ist, dass alle ihre eigenen Positionen und vor allem Haltungen kennen. Konkret bedeutet das, dass ich wissen muss, wohinter ich stehe, was für mich wichtig ist und was ich ablehne. Ohne meine eigene Haltung zu kennen, scheitere ich bereits beim Punkt 1 und der Punkt 2 wird nicht nachhaltig sein. Dieselben Probleme werden immer und immer wieder auftreten, wenn ich (bewusst oder unbewusst) gegen die gemeinsamen Ziele rebelliere.

Zum Punkt 3 habe ich die Erfahrung gemacht, dass es in angespannten Situationen hilfreich ist, eine „externe“ Gesprächsleitung einzusetzen, also eine Person beizuziehen, die mit dem Thema nichts zu tun hat und die sich ausschliesslich auf die Leitung des Gesprächs konzentrieren kann. Wichtig ist, dass diese Person auch tatsächlich eingreift und Regeln durchsetzt, bzw. Sprecherinnen und Sprecher auf die Sachlichkeit festnagelt. Eine Gesprächsleitung, die einfach nur reihum fragt, ob jemand noch etwas hinzuzufügen hat, hilft gar nichts. Ausserdem muss die Gesprächsleitung neutral sein, sowohl was den Gesprächsinhalt wie auch die Gesprächsteilnehmenden angeht. Darum ist es sinnvoll, sich wirklich eine Person von ausserhalb des engeren Arbeitsbereichs zu holen, möglichst jemanden, er eine Ahnung hat von Gesprächsleitung und von Kommunikation.

Buchtipp zum Thema: Frischherz, B., Demarmels, S., Aebi, A. & Bendel Larcher, S. (2017). Erfolgreiche Gespräche. vorbereiten – halten – auswerten (3. Aufl.). Zürich: Versus.

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